Aunque no lo creas, eficiencia y realización tienen mucho que ver la una con la otra y si bien se suele utilizar ese término en un contexto más bien laboral, te invito a pensarlo también como motor de tu crecimiento y desarrollo personal ya que ser eficiente te permite alcanzar cualquiera de tus metas respetando y nutriendo tu calidad de vida.

En este artículo te explico por qué y te comparto algunos de los puntos cruciales que tomar en cuenta (e implementar sobre todo) para hacer tuya una eficiencia auténtica y estimulante.

Y no… no hay atajos pero el proceso vale la pena. Descúbrelo por ti misma.

Eficacia, eficiencia y productividad

Eficacia, eficiencia y productividad son tres conceptos muy utilizados en el ámbito empresarial (1) que remiten a realidades distintas aunque estrechamente relacionadas.

• la eficacia es la capacidad de alcanzar las metas que te fijaste o, si trabajas en el marco de una organización o institución, que te asignaron. Aquí no importa el cómo sino la consecución del objetivo: si alcanzas los objetivos que te fijaste para tu proyecto de vida o tu proyecto profesional – “no importa cómo” – eres una persona eficaz.
• La eficiencia en cambio es la capacidad de lograr esas mismas metas pero haciendo uso de la menor cantidad posible de recursos o potenciando al máximo los recursos existentes. Aquí el cómo es muy importante: en las organizaciones, se aprecia principalmente el ahorro de recursos como el tiempo o el dinero pero en cuestiones de eficiencia personal – que es la que vamos a tratar en este artículo – lo que tu quieras “ahorrar” o potenciar para alcanzar tus metas está bajo tu propio criterio.

Eficacia y eficiencia son conceptos cualitativos mientras que productividad es un concepto cuantitativo. Verás en la segunda parte en qué es importante.

• La productividad en cambio remite simplemente a la capacidad de producción de bienes de una empresa. En ese sentido, se trata de una especie de “medida” que permite describir y evaluar el volumen de dicha actividad.

En el ámbito emprendedor se utiliza mucho el término productividad para hablar de la capacidad de trabajo (desempeño, rendimiento) de la persona. Y si bien no pienso cuestionar un uso más que generalizado y aceptado, me gustaría compartirte algunas reflexiones al respecto.

Mejor eficiente que productiva

Si bien la idea de ser productiva o más productiva no es mala en sí, peca, en mi opinión, en dos aspectos:

1. Mal gestionada, la llamada productividad lleva a una sobre actividad desgastante y estresante que, para colmo, no siempre va acompañada de resultados efectivos. Te lo pongo de otra manera y apuesto a que tú misma habrás observado lo que te voy a compartir ahora: no es cierto que a mayor cantidad de trabajo ejecutado mayores resultados. Pasa en determinadas tareas (y es importante que determines qué tipo de actividades – en tu negocio y en tu vida diaria – funcionan así) pero no es de ninguna manera una ley general. En muchos otros casos, no importa tanto cuánto trabajas sino cómo lo haces: no se trata de cantidad (productividad) sino de calidad (eficiencia). Sabiendo eso, entenderás por qué te ha pasado a veces que has trabajado muchas horas en algunos de tus proyectos sin obtener nunca los resultados esperados. 
2. En segundo lugar, el concepto de productividad entendido como capacidad de trabajo (desempeño, rendimiento) no toma en cuenta que para tener precisamente un buen desempeño o incluso un alto desempeño, hay que ser mucho más que productivo o productiva. En efecto, la palabra desempeño remite tanto al hecho de que una persona cumple con sus metas como a la manera en qué lo hace. Te pongo un ejemplo: cuando tienes un buen desempeño a) haces lo que tienes que hacer (no procrastinas, no priorizas tareas secundarias, etc);  b) lo haces de manera eficaz (cumples con tu tarea, alcanzas tu meta, obtienes los resultados deseados); c) lo haces de manera eficiente (ahorras los recursos que te importa ahorrar: tiempo, energía, dinero, etc). Ser productiva te puede ayudar a tener un alto desempeño pero como lo acabas de ver, no es suficiente: te hará falta ser también  y como mínimo, eficaz y – de preferencia para tu bien y el de tu negocio – eficiente.

Para concluir te invito a meditar esta frase, a raíz de lo que te acabo de compartir:

“No puede haber eficiencia sin eficacia pero se puede ser eficaz sin ser eficiente. Más importante aún, se puede ser productivo pero ineficaz e ineficiente” (Eficacia, eficiencia y productividad, Enciclopedia Concepto, 2021)

Eficiencia y estrés

Tengo que confesarte algo: una de las formaciones que más me solicitan en posgrados se llama Eficiencia sin estrés. Sin embargo, para serte muy honesta (bueno… es lo primero que le explico a mi audiencia también), no se puede en realidad tener estrés siendo eficiente: me refiero a siendo realmente eficiente. 

Déjame explicártelo brevemente antes de compartirte lo básico para activar y potenciar tu propia eficiencia personal (entenderás que para implementarlo de manera eficiente precisamente, es importante que entiendas su por qué y su para qué).

En el mundo empresarial e institucional tradicional los criterios de la eficiencia suelen darse de afuera hacia adentro, desde el manager o directivo hacia el ejecutivo o empleado: “alcanzarás tal meta reduciendo tal cosa” (el plazo de alcance, el presupuesto, el número de colaboradores). Gestionada de esta manera, la eficiencia sí es generadora de altos niveles de estrés ya que los principios que la rigen son impuestos a la persona (de afuera hacia adentro). Y aunque, en el mejor de los casos, se trate de la decisión conjunta de un equipo de trabajo, el proceso de decisión rara vez es genuinamente colaborativo e integrativo de la singularidad y necesidades de sus miembros (ahí es donde el Coaching de Equipo tiene mucho que aportar). 

De la misma manera, en tu emprendimiento, si bien eres tu propia jefa, tiendes probablemente a aplicar ese mismo sistema tradicional – sobre todo si eres principiante – y a regir tu propia “eficiencia” de acuerdo a recomendaciones, consejos o incluso exhortaciones externas, suponiendo que así es cómo lo tienes que hacer (no te culpo: las redes están llenas de advertencias que van en ese sentido). 

Sin embargo, una eficiencia real y efectiva no puede sostenerse de esta manera.

Una eficiencia real y efectiva sólo se puede generar de adentro hacia afuera, desde la consciencia, la libertad y el compromiso de la persona. Es por esta razón que nunca es generadora de estrés: porque nace de una congruencia absoluta entre quién eres y cómo lo manifiestas en el mundo mediante tus acciones. Dicho de otro modo, la eficiencia es congruencia en acción.

En resumen – y por si no lo hubiera dejado lo suficientemente claro – mientras productividad y eficacia te brindan resultados que no necesariamente respetan o nutren tu bienestar, la eficiencia sí.

Primeros pasos hacia tu eficiencia personal

¿Cómo ser entonces realmente eficiente y potenciar ese impulso de adentro hacia afuera que te permite alcanzar tus metas respetando o aumentando incluso tu bienestar tanto en el ámbito personal como en tus actividades profesionales?

DOMINA EL ARTE DE FIJAR TUS METAS

Si quieres alcanzar tus metas personales y profesionales disfrutando de un proceso saludable y placentero que respete y nutra tu bienestar, has de saber exactamente qué quieres, por qué lo quieres y para qué lo quieres.

Tu primer trabajo consiste por lo tanto en definir con gran precisión cuáles son tus objetivos asegurándote de que :

1. son efectivamente tuyos (no el fruto de presiones o “recomendaciones” externas y/o de una falta de autoconocimiento, lo cual por lo general va de la mano)
2.  has tomado el tiempo de llegar al meollo del asunto es decir a lo más auténtico y congruente de tu objetivo (para eso es preciso llevar a cabo un trabajo muy preciso de definición y redefinición de tu objetivo, tal y como lo hacemos en coaching)
3. Tienes la certeza, sin lugar a dudas, de que dicho objetivo suma a tu desarrollo personal y profesional a pesar de las dificultades y los retos que conlleva.

Hay más pero si logras cumplir con esos tres elementos, te será muy difícil no alcanzar tus metas: una meta correctamente definida es una meta prácticamente alcanzada.

DEFINE LOS TÉRMINOS DE TU EFICIENCIA

¿Recuerdas que la diferencia entre eficacia y eficiencia radica en el cómo? Bien… toma el tiempo de definir ese cómo bajo tus propios términos.

Si se trata para ti de ahorrar (en el sentido de preservar) o potenciar algunos de tus activos, decide a consciencia cuáles: puede ser tu tiempo (a solas, con tus seres queridos, potenciando tu negocio, etc), puede ser tu dinero, tu energía, tu paz mental, tu salud física, tus relaciones, etc. Claramente estoy omitiendo muchas otras posibilidades y te toca a ti reflexionar y definir qué es lo que tú quieres ahorrar, cuidar, preservar para alcanzar tus metas de manera eficiente. Si trabajaras por otra persona, ella lo decidiría por ti y probablemente a cuesta de tu bienestar. Pero en tu vida personal y mejor aún si trabajas como autónoma, estás a cargo de estas decisiones. ¡Aprovéchalo!

Piensa por otra parte que lo que decidas preservar y/o potenciar puede cambiar de una meta a otra y sin duda alguna cambiará en el transcurso de tu vida, de acuerdo a sus diferentes ciclos: no querrás ser eficiente de la misma manera a los 30 años y los 60 y sin embargo, podrás ser eficiente tanto a los 30 como a los 60.

La eficiencia es propia de cada quien y sólo tú puedes medir y juzgar la tuya propia, siempre y cuando sepas exactamente qué quieres lograr y decidas de la calidad del proceso para hacerlo.

Pero claro, no se podrá hablar de eficiencia propiamente dicha hasta que no tomes acción y logres lo que quieres lograr, por lo cual te tengo una última recomendación.

PRIORIZA ACTIVIDADES DE ALTO IMPACTO

A diferencia de la productividad que llega a ser acumulativa (se piensa que más se hace, más se logra), la eficiencia es minimalista: no se trata de hacer mucho sino de hacer lo idóneo y pertinente.

Obviamente, acertar en ese sentido no llega por arte de magia: requiere introspección y experimentación, reflexión y acción pero si te comprometes en dar con las acciones, estrategias, técnicas o procesos que a ti te funcionan para alcanzar tus metas sin tanto desperdicio de tiempo y energía, darás un gran salto en la calidad de tu vida y de tu trabajo (2).

Mientras tanto, puedes implementar lo siguiente: pregúntate qué tipo de acciones y actividades marcan ya una clara diferencia, para bien, en tu calidad de vida y de trabajo y te impulsan de manera fluida y placentera hacia tus metas. Una vez que las tienes listadas, enfócate en ellas, priorízalas y replícalas (adaptándolas claro) en todos los ámbitos de tu vida porque estás son las de alto impacto: las que marcan un cambio, una mejora, que te motivan e impulsan, que te llenan y ayudan a dar lo mejor de ti formando así la dinámica de crecimiento y bienestar que te lleva a alcanzar tus metas.

No desperdicies tu tiempo y energía con mil actividades sin sentido: enfócate en las que tienen un impacto real en tu dinámica de crecimiento (3). En cuestiones de eficiencia, menos es más.

Ser eficiente no solamente te permitirá alcanzar tus metas sino hacerlo mediante un proceso respetuoso de tu bienestar y calidad de vida. En este artículo, me enfoqué sobre todo en aclarar las confusiones que suelen existir en la cultura emprendedora en torno a este tema y a  mostrarte las implicaciones negativas que llega a provocar dicha confusión. Pero también te comparto tres frentes de trabajo que puedes activar ahora mismo para hacer tuya una eficiencia real y estimulante, partícipe de tu éxito profesional y de tu realización plena.

Y recuerda, si el tema de este artículo resuena en ti y quieres trabajarlo de manera personalizada, ¡piensa coaching!

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1. Para este capítulo me apoyé en el artículo siguiente: https://concepto.de/eficacia-eficiencia-y-productividad/#ixzz7bP2sIkE3
2. El coaching es la profesión de acompañamiento idónea para que puedas encontrar y por lo general crear (nosotros decimos engendrar) tus propias estrategias de crecimiento y alcance de tus objetivos. Por lo mismo, todo proceso de coaching te lleva por naturaleza a ser eficiente ya que alcanzas tu meta mediante un proceso totalmente respetuoso de quien eres y de cómo quieres lograr lo que quieres lograr.
3. Toma en cuenta el hecho de que una acción de alto impacto no forzosamente se da en el ámbito en el cual buscas ser eficiente. Te doy un ejemplo personal: en mi caso, cuidar de mi alimentación marca una gran diferencia en mi eficiencia como emprendedora, coach y autora de blog. Mientras cubro este punto, no necesito acudir a mil trucos y técnicas para tener un alto desempeño. Pero eso es lo que me funciona a mi ¿Cuál sería tu acción o actividad palanca?